Configurer les modèles de courriel

Les modèles de courriels permettent de standardiser l’envoi de messages dans les modules Commandes client, Bons de commande et Réception. Ils peuvent être configurés avec des champs automatiques, ce qui génère un courriel déjà rempli avec les informations pertinentes (client, numéro de document, dates, etc.). Cela facilite l’envoi, réduit les erreurs et assure une communication uniforme.

Chaque modèle existe en français et en anglais. Lors de l’envoi d’un courriel, la langue définie pour le contact détermine automatiquement quel modèle sera utilisé.

 

Il est possible d’envoyer des courriels dans chacun de ces modules en cliquant sur l’icône d’envoi située en haut de la fenêtre, toujours placée à côté des icônes de PDF et d’impression.

 

Voici les différents modèles par entité :

Commande client Modèle de courriel utilisé pour les commandes clients au statut autre que Brouillon ou Soumission.
Soumission Il est possible d’utiliser un modèle de courriel différent pour distinguer les soumissions des commandes ouvertes. Le modèle Soumission est vide par défaut, mais s’il est configuré, c’est lui qui sera utilisé pour les commandes ayant le statut Brouillon ou Soumission envoyée.
S’il demeure vide, le système utilisera automatiquement le modèle Commande client pour tous les statuts.
Bon de commande Modèle de courriel utilisé pour les bons de commande.
Réception Modèle de courriel utilisé pour les réceptions.

 

Modifier un modèle de courriel

Vous pouvez configurer des champs automatiques dans vos modèles de courriels. Pour la liste complète des champs disponibles et leur utilisation, consultez : Index des champs pour modèles de courriel.

  1. Dans les Paramètres, allez dans la section Paramètres -> Modèles de courriel.
  2. Cliquez sur le modèle voulu pour afficher ses informations.
  3. Cliquez sur Modifier en haut à droite.
  4. Effectuez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.