Intégration avec Zoho Books

Portée de l’intégration

L’intégration d’ALIX avec Zoho Books permet la synchronisation des éléments suivants :

De Books vers ALIX seulement :

  • Devises
  • Plan comptable
  • Transactions
  • Balises de rapport
  • Taxes

Dans les deux sens :

  • Clients et factures
  • Fournisseurs et factures

 

Modules synchronisés

Il est possible de décider quels modules ALIX seront synchronisés avec Zoho Books.

 

Clients et fournisseurs
  • L’activation de ce module permet la synchronisation dans les 2 sens des clients et fournisseurs entre ALIX et Zoho Books.
  • Si des clients et fournisseurs sont déjà présents dans votre compte Zoho Books, vous pouvez les synchroniser vers ALIX en cliquant sur le bouton suivant :
  • Si des clients et fournisseurs sont déjà présents dans ALIX, vous pouvez les synchroniser vers Zoho Books en cliquant sur le bouton suivant :
Factures clients
  • L’activation de ce module permet de transférer les factures à Zoho Books lors de l’ajout de facture à un article d’une commande client.
  • Les factures créées et modifiées dans ALIX sont synchronisées vers Books, mais pas l’inverse. Seul le statut de facturation est synchronisé dans les deux sens.
Factures fournisseurs
  • L’activation de ce module permet de transférer les factures à Zoho Books lors de l’ajout de facture à un article d’un bon de commande.
  • Les factures créées et modifiées dans ALIX sont synchronisées vers Books, mais pas l’inverse. Seul le statut de facturation est synchronisé dans les deux sens.
Termes de paiement
  • Permet la synchronisation des termes de paiement de Zoho Books vers ALIX.
  • Lorsque l’intégration est activée, la création et la modification des termes de paiement dans ALIX sont désactivées : les termes sont gérés dans Zoho Books et importés dans ALIX. La suppression d’un terme reste possible dans ALIX, à condition qu’il ne soit pas marqué Par défaut et qu’il ne soit utilisé par aucune entité.
  • Pour la procédure de création, de modification et de définition du terme par défaut, consultez la page Termes de paiement.
  • Les termes de paiement assignés aux factures clients et aux factures fournisseurs sont synchronisés dans les deux sens entre ALIX et Zoho Books.

 

Setup dans Zoho Books

La création d’une connexion est essentielle afin que la synchronisation soit bidirectionnelle entre ALIX et Books. Sans celle-ci, ALIX pourra seulement pousser des données à Books et non l’inverse.

Créer une connexion

    1. Dans Zoho Books, allez dans les Paramètres -> Développeur et données -> Connexion -> Connexions personnalisées.
    2. Cliquez sur le bouton Créer un service.
    3. Insérez les informations suivantes :

      selectedImg


      Consumer key (ID) :
      zoho
       
      Clé secrète client : 
      Sur demande, contactez le support@alix.ai pour avoir l’information.
       
      Autoriser l’URL :
       
      URL du jeton d’accès :
       
      Actualiser l’URL du jeton :

      Les carrés rouges doivent être remplacés par le ID de l’organisation. Pour connaitre le ID de l’organisation, dans ALIX, appuyer sur votre utilisateur.

      selectedImg

    4. Activez la connexion dans le service avec les paramètres suivants :
      selectedImg
    5. Faites la connexion avec l’utilisateur ALIX -> alix.

 

Synchroniser les clients

Afin de créer une synchronisation des clients de Zoho Books vers les clients ALIX, il est important de créer des fonctions personnalisées et des workflows dans Zoho Books. Ces automatisations permettent de gérer la synchronisation entre les applications lors de la création, modification et suppression de clients.

Création et modification

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créez une nouvelle fonction personnalisée :
      1. Nommez la fonction personnalisée.
      2. Sélectionnez le module Client.
      3. Copiez/collez cette fonction: 
        url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/contacts";</span
bodyMap = Map:String();
bodyMap.put('contact',customer);
response = invokeurl
[
url :url
type :POST
parameters:bodyMap
connection: "alix"
];

        Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règle de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImgselectedImg

 

Suppression

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres ->Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créez une nouvelle fonction personnalisée.
      1. Nommer la fonction personnalisée.
      2. Sélectionnez le module Client.
      3. Copiez/collez cette fonction : 
        url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/contacts/" + customer.get("contact_id");
response = invokeurl
[
url :url
type :DELETE
connection: "alix"
];

        Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règle de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImg
      selectedImg

Synchroniser les factures

Afin qu’ALIX puisse créer des factures en brouillon dans Zoho Books, il est important de créer des fonctions personnalisées et des workflows dans Zoho Books. Ces automatisations permettent de gérer la synchronisation entre les applications lors de la création, modification et suppression de factures.

Création et modification

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créez une nouvelle fonction personnalisée :
      1. Nommer la fonction personnalisée.
      2. Sélectionnez le module Facture.
      3. Copiez/collez cette fonction : 
        url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/invoices";
bodyMap = Map:String();
bodyMap.put('invoice',invoice);
response = invokeurl
[
url :url
type :PUT
parameters:bodyMap
connection:"alix"
];

        Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règle de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImg
      selectedImg

 

Suppression

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créer une nouvelle fonction personnalisée.
    3. Copiez/collez cette fonction : 
      url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/invoices";
invoice.put('exist',false);
bodyMap = Map:String();
bodyMap.put('invoice',invoice);
response = invokeurl
[
url :url
type :PUT
parameters:bodyMap
connection: "alix"
];

      Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règles de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImg
      selectedImg

 

Synchroniser les fournisseurs

Afin de créer une synchronisation des fournisseurs de Zoho Books vers les fournisseurs ALIX, il est important de créer des fonctions personnalisées et des workflow dans Zoho Books. Ces automatisations permettent de gérer la synchronisation entre les applications lors de la création, modification et suppression de fournisseur.

Création et modification

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créez une nouvelle fonction personnalisée.
      1. Nommez la fonction personnalisée.
      2. Sélectionnez le module Fournisseurs.
      3. Copiez/collez cette fonction : 
        url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/contacts";
bodyMap = Map:String();
bodyMap.put('contact',vendor);
response = invokeurl
[
url :url
type :POST
parameters:bodyMap
connection: "alix"
];

        Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règle de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImg
      selectedImg

 

Suppression

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créez une nouvelle fonction personnalisée.
      1. Nommez la fonction personnalisée.
      2. Sélectionnez le module Fournisseur.
      3. Copiez/collez cette fonction : 
        url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/contacts/" + vendor.get("contact_id");
response = invokeurl
[
url :url
type :DELETE
connection: "alix"
];

        Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règle de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImg
      selectedImg

 

Synchroniser les factures fournisseurs

Afin qu’ALIX puisse créer des factures fournisseurs en brouillon dans Zoho Books, il est important de créer des fonctions personnalisées et des workflows dans Zoho Books. Ces automatisations permettent de gérer la synchronisation entre les applications lors de la création, modification et suppression de factures fournisseurs.

Création et modification

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créez une nouvelle fonction personnalisée.
      1. Nommez la fonction personnalisée.
      2. Sélectionnez le module Facture fournisseur.
      3. Copiez/collez cette fonction : 
        url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/bills";
bodyMap = Map:String();
bodyMap.put('bill',bill);
response = invokeurl
[
url :url
type :PUT
parameters:bodyMap
connection: "alix"
];

        Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règle de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImg
      selectedImg

 

Suppression

  1. Fonction personnalisée :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Actions du workflow -> Fonctions personnalisées.
    2. Créez une nouvelle fonction personnalisée.
    3. Sélectionnez le module Facture fournisseur.
    4. Copiez/collez cette fonction : 
      url = "https://smart.alix.ai/api/integrations/zoho-books/bills";
bill.put('exist',false);
bodyMap = Map:String();
bodyMap.put('bill',bill);
response = invokeurl
[
url :url
type :PUT
parameters:bodyMap
connection: "alix"
];

      Remplacez « alix » par le nom de la connexion.

  2. Workflow :
    1. Allez dans Paramètres -> Automatisation -> Règle de workflow.
    2. Créez un workflow.
    3. Entrez les informations suivantes :
      selectedImg
      selectedImg

 

Setup dans ALIX

Une fois le setup fait dans Zoho Books, retournez dans ALIX pour terminer la connexion.

  1. Dans les Paramètres, allez dans la section Intégration.
  2. Cliquez sur Connecter à côté de l’application Zoho Books.
  3. Suivez les instructions de Zoho Books.
  4. Une fois la connexion établie, cliquez sur Détails à côté de l’application Zoho Books.
  5. Cliquez sur l’organisation pour qu’un crochet vert apparaisse à côté des informations. Tant qu’un crochet vert n’apparait pas, la connexion n’est pas active.
  6. Maintenant que la connexion est établie, synchroniser manuellement les différents modules en cliquant sur les boutons :