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Une fois l’intégration avec Zoho CRM connectée et configurée, les clients sont synchronisés automatiquement entre les deux systèmes. Cette page décrit les comportements de synchronisation pour les clients, les personnes contact et les adresses.
Note : Pour la connexion initiale et la configuration des modules, consultez la page Intégration avec Zoho CRM.
Fonctionnement général #
La synchronisation entre ALIX et Zoho CRM est bidirectionnelle et fonctionne en temps réel. Lorsqu’un client est créé, modifié ou supprimé dans un système, le changement est automatiquement propagé vers l’autre.
Les éléments synchronisés sont :
- Les clients (comptes dans CRM)
- Les personnes contact associées aux clients
- Les adresses de facturation et de livraison (principales et additionnelles)
- Le statut actif/inactif
Note : Seuls les champs mappés dans la configuration de l’intégration sont synchronisés. Les champs non mappés ne sont pas affectés.
Clients #
Depuis Zoho CRM vers ALIX #
| Création | Lorsqu’un compte (Account) est créé dans Zoho CRM, un client est automatiquement créé dans ALIX avec les champs mappés. |
| Modification | Lorsqu’un compte est modifié dans Zoho CRM, les modifications des champs mappés sont automatiquement propagées vers le client correspondant dans ALIX. |
| Suppression | Lorsqu’un compte est supprimé dans Zoho CRM, le client correspondant est également supprimé dans ALIX. |
Depuis ALIX vers Zoho CRM #
| Création | Lorsqu’un client est créé dans ALIX, un compte est automatiquement créé dans Zoho CRM. Un ID CRM est assigné au client et affiché dans la section des services externes de la fiche client. |
| Modification | Lorsqu’un client est modifié dans ALIX, les modifications des champs mappés sont automatiquement propagées vers le compte correspondant dans Zoho CRM. |
| Suppression | Lorsqu’un client est supprimé dans ALIX, le client est supprimé dans ALIX mais le compte dans Zoho CRM n’est pas supprimé. La suppression doit être faite manuellement dans CRM si nécessaire. |
Personnes contact #
Depuis Zoho CRM vers ALIX #
| Création | Lorsqu’un contact est créé dans Zoho CRM et associé à un compte, une personne contact est automatiquement créée dans ALIX sur le client correspondant. |
| Modification | Les modifications des champs mappés sont propagées vers la personne contact correspondante dans ALIX. |
| Suppression | Lorsqu’un contact est supprimé dans Zoho CRM, la personne contact est également supprimée dans ALIX. |
Depuis ALIX vers Zoho CRM #
| Création | Lorsqu’une personne contact est ajoutée à un client dans ALIX, un contact est automatiquement créé dans Zoho CRM, associé au bon compte. |
| Modification | Les modifications des champs mappés sont propagées vers le contact correspondant dans Zoho CRM. |
| Suppression | Lorsqu’une personne contact est supprimée dans ALIX, le contact est également supprimé dans Zoho CRM. |
Adresses #
Le comportement de synchronisation des adresses dépend de la configuration des modules d’adresses dans l’intégration (voir la page Intégration avec Zoho CRM).
Adresses principales #
Lorsque les modules Adresse de facturation principale et Adresse de livraison principale sont activés, les champs standards d’adresse du compte CRM (Billing Street, Shipping City, etc.) sont synchronisés avec l’adresse par défaut du client dans ALIX.
| Depuis CRM vers ALIX | Lorsque les champs d’adresse sont définis ou modifiés sur un compte dans CRM, une adresse par défaut est créée ou mise à jour dans ALIX. |
| Depuis ALIX vers CRM | Lorsque l’adresse par défaut d’un client est modifiée dans ALIX, les champs d’adresse standards du compte CRM sont mis à jour. |
Note : Les modules d’adresse principale ont priorité sur les modules d’adresses additionnelles pour déterminer quelle adresse est considérée comme l’adresse par défaut dans ALIX. Si le module d’adresse principale est actif, les adresses additionnelles ne seront jamais marquées comme adresse par défaut, même si elles sont définies comme Default dans CRM.
Adresses additionnelles #
Lorsque les modules Adresses de facturation et Adresses de livraison sont activés, les adresses stockées dans les modules personnalisés de CRM sont synchronisées avec les adresses du client dans ALIX.
| Depuis CRM vers ALIX | Les adresses créées, modifiées ou supprimées dans le module personnalisé de CRM sont propagées dans ALIX. |
| Depuis ALIX vers CRM | Les adresses additionnelles (non par défaut) créées, modifiées ou supprimées dans ALIX sont propagées vers le module personnalisé correspondant dans CRM. |
Note : La suppression d’une adresse principale n’est pas propagée. ALIX doit toujours conserver au moins une adresse par défaut.
Adresse par défaut (Default) #
Lorsque le champ Est l’adresse principale est mappé vers Default dans la configuration des adresses additionnelles, le comportement suivant s’applique :
- Si une adresse est définie comme Default dans CRM et que le module d’adresse principale est actif, les champs standards ont priorité. L’adresse additionnelle est créée dans ALIX mais n’est pas marquée comme adresse par défaut.
- Si le module d’adresse principale est désactivé, l’adresse marquée comme Default dans le module personnalisé CRM devient l’adresse par défaut dans ALIX.
- Si aucune adresse n’est marquée comme Default dans CRM, ALIX conserve tout de même une adresse par défaut (il doit toujours y en avoir une).
- Lorsqu’on change l’adresse Default dans CRM, le changement est reflété dans ALIX.
Activer et inactiver un client #
Le statut actif/inactif d’un client peut être propagé vers Zoho CRM si le champ de statut est mappé dans la configuration de l’intégration. Pour la procédure d’activation et d’inactivation, consultez la page Activer/désactiver un client/fournisseur.
| Inactivation | Lorsqu’un client avec un ID CRM est inactivé dans ALIX, le champ Account_Status du compte CRM passe à « Inactive ». |
| Activation | Lorsqu’un client inactif avec un ID CRM est réactivé dans ALIX, le champ Account_Status du compte CRM est effacé. |
| En lot | Lors d’une activation ou inactivation en lot, seuls les clients ayant un ID CRM et un champ de statut mappé sont mis à jour dans CRM. Les autres sont traités uniquement dans ALIX. |
Note : Si le client n’a pas de ID CRM(jamais synchronisé avec CRM), l’opération se fait uniquement dans ALIX sans erreur. Aucun appel vers CRM n’est effectué.
Note : Si le champ de statut n’est pas mappé dans l’intégration, le client est activé ou inactivé dans ALIX mais le compte CRM n’est pas modifié.
Fusionner des clients #
Lorsque deux clients sont fusionnés et que l’un ou les deux ont un ID CRM, la fusion peut également être effectuée dans Zoho CRM. Pour la procédure générale de fusion, consultez la page Fusionner des doublons.
Règles de fusion selon les identifiants CRM :
| Les deux ont un CRM ID | La fusion est effectuée dans ALIX et dans CRM. Le compte maître conserve son identifiant et les données du compte secondaire y sont transférées. Le compte secondaire est supprimé dans CRM. Le client avec un identifiant CRM est proposé en priorité comme candidat maître. |
| Un seul a un CRM ID | Seul le client avec un identifiant CRM peut être sélectionné comme maître. La fusion est effectuée dans ALIX, mais aucune fusion n’est exécutée dans CRM. |
| Aucun n’a de CRM ID | La fusion est effectuée uniquement dans ALIX. Aucune opération CRM n’est exécutée. |
Resynchroniser depuis Zoho CRM #
Il est possible de forcer la resynchronisation d’un client individuel depuis Zoho CRM.
- Ouvrez le client dans Ventes -> Clients, puis cliquez sur le client voulu.
- Cliquez sur Plus d’actions en haut à droite, puis sélectionnez Resynchroniser depuis Zoho CRM.
- Rafraîchissez la page pour voir les données mises à jour.
Note : Cette action est utile pour forcer une mise à jour si vous soupçonnez que les données ne sont pas à jour, ou après avoir modifié la configuration des modules d’adresses.
Identifiant Zoho CRM sur la fiche client #
Lorsqu’un client est synchronisé avec Zoho CRM, un identifiant ID CRM est affiché dans la section des services externes de l’entête de la fiche client.
- L’identifiant est un lien cliquable qui ouvre le compte directement dans Zoho CRM.
- Ce champ est en lecture seule et ne peut pas être modifié manuellement.
- Si le client n’a jamais été synchronisé avec CRM, la section CRM n’apparaît pas sur la fiche.
Note : Si le client a également un Zoho Books ID, celui-ci est affiché séparément.
Interaction avec l’intégration Zoho Books #
Lorsque les intégrations Zoho CRM et Zoho Books sont toutes les deux actives, les modifications effectuées dans un système sont propagées vers les deux autres. Le comportement attendu est le suivant :
- Une création ou modification dans CRM se propage vers ALIX, puis vers Books.
- Une création ou modification dans ALIX se propage vers CRM et vers Books.
- Une création ou modification dans Books se propage vers ALIX, puis vers CRM.
Exceptions à connaître :
- La suppression d’un client dans ALIX supprime le contact dans Books, mais ne supprime pas le compte dans CRM.
- La suppression d’un client dans Books supprime le contact dans ALIX, mais ne supprime pas le compte dans CRM.
- La suppression d’un compte dans CRM supprime le client dans ALIX (et par extension dans Books).