Dans cette section, vous pouvez consulter, créer et gérer l’ensemble de vos factures fournisseur, qu’elles proviennent d’un bon de commande ou qu’elles soient saisies manuellement.
Il est également possible de créer des factures à partir de documents numérisés (PDF, images) grâce à l’extraction automatique de données. Voir les sections Extraire depuis un document et Extraction en lot depuis des documents plus bas.
Si ALIX est connecté avec Zoho Books et que les factures fournisseur sont activées, celles-ci seront synchronisées.
Note : si la configuration Transférer les fichiers des factures fournisseur vers Zoho Books est activée, les fichiers attachés à la facture sont envoyés à Zoho Books lors de la synchronisation. Pour en savoir plus, consultez la page Configurations pour Zoho Books.
Note : lorsqu’une facture est créée à partir d’un bon de commande, la taxe de chaque ligne est héritée du bon de commande et reste modifiable. Pour en savoir plus, consultez la page Gestion des taxes dans les bons de commande.
Créer une facture fournisseur #
- Dans le menu à gauche, choisissez Achats -> Factures fournisseur.
- Cliquez sur Créer une facture fournisseur ou cliquez sur la facture voulue dans la liste, puis sur Modifier en haut à droite.
- Entrez les informations demandées, puis cliquez sur Enregistrer.
Note : le fournisseur et le site ne peuvent plus être modifiés une fois la facture créée.
Extraire depuis un document #
ALIX peut extraire automatiquement les informations d’un document (facture fournisseur numérisée) pour pré-remplir le formulaire de création. Le document utilisé est automatiquement attaché à la facture créée.
Formats acceptés : PDF, PNG, JPG, JPEG, TIFF et WEBP. Taille maximale : 50 Mo.
- Dans le menu à gauche, choisissez Achats -> Factures fournisseur.
- Cliquez sur la flèche ▾ à droite du bouton Créer une facture fournisseur, puis sélectionnez Extraire depuis un document.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, déposez ou sélectionnez un fichier.
Note : un seul fichier à la fois. La sélection d’un nouveau fichier remplace le précédent.
- Cliquez sur Extraire. Le traitement peut prendre quelques instants.
- Le formulaire de création s’ouvre avec les champs pré-remplis (fournisseur, date, référence, articles). Vérifiez et complétez les informations si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer en haut à droite.
Note : si aucune donnée n’a pu être extraite du document, un message d’erreur s’affiche et le formulaire de création ne s’ouvre pas. Vérifiez que le document est lisible et réessayez, ou créez la facture manuellement.
Extraction en lot depuis des documents #
L’extraction en lot permet de créer plusieurs factures fournisseur à partir de plusieurs documents en une seule opération. Chaque document traité avec succès crée une facture distincte avec le document automatiquement attaché.
Formats acceptés : PDF, PNG, JPG, JPEG, TIFF et WEBP. Taille maximale par fichier : 50 Mo. Maximum 20 fichiers par extraction.
Note : contrairement à l’extraction depuis un seul document, qui ouvre un formulaire de création à compléter, l’extraction en lot crée les factures directement. Tous les éléments requis doivent être présents et lisibles dans le document, sans quoi la facture ne sera pas créée.
- Dans le menu à gauche, choisissez Achats -> Factures fournisseur.
- Cliquez sur la flèche ▾ à droite du bouton Créer une facture fournisseur, puis sélectionnez Extraction en lot depuis des documents.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, déposez ou sélectionnez un ou plusieurs fichiers.
Note : les fichiers en double sont automatiquement ignorés. Pour retirer un fichier de la liste, cochez-le puis cliquez sur le bouton de suppression.
- Cliquez sur Extraire.
- La fenêtre se ferme et le traitement s’effectue en arrière-plan. Un message de progression s’affiche et reste visible même si vous naviguez vers une autre page.
- Une fois le traitement terminé, un message indique le résultat : nombre de factures créées, nombre d’échecs et total traité. Les factures créées apparaissent dans la grille.
Note : en cas d’échec partiel (certains documents n’ont pas pu être traités), les factures créées avec succès sont conservées. Vous pouvez relancer l’extraction pour les documents échoués ou créer les factures correspondantes manuellement.
Modifier une facture fournisseur #
- Dans le menu à gauche, choisissez Achats -> Factures fournisseur.
- Cliquez sur la facture voulue dans la liste, puis sur Modifier en haut à droite.
- Modifiez les informations souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer en haut à droite lorsque vous avez terminé.
Les éléments suivants ne peuvent pas être modifiés :
- Le fournisseur et le site sont verrouillés dès la création de la facture.
- Le statut d’une facture liée à Zoho Books (ayant un identifiant externe) ne peut pas être modifié depuis ALIX.
Appliquer une unité personnalisée sur une ligne de facture #
L’unité personnalisée permet d’enregistrer une ligne de facture fournisseur dans une unité différente de l’unité de stock de l’article.
Note : si la ligne provient d’un bon de commande, son unité personnalisée est héritée automatiquement et ne peut pas être modifiée depuis la facture. Pour modifier l’unité personnalisée, modifiez-la sur la ligne du bon de commande.
Pour une ligne ajoutée manuellement (facture sans bon de commande d’origine) :
- Ouvrez la facture fournisseur voulue, puis cliquez sur Modifier en haut à droite.
- Sélectionnez la ligne voulue, puis cliquez Plus d’action -> Appliquer une unité personnalisée.
- Dans la fenêtre, remplissez les champs Unité et Format, puis cliquez sur Confirmer.
Tant que la facture est au statut Ouvert, le Format est aussi éditable directement dans la ligne.
Note: il est impossible d’appliquer ou de modifier une unité personnalisée si :
- la ligne provient d’un bon de commande ;
- la facture est synchronisée avec Zoho Books ;
- le statut de la facture n’est plus Ouvert ;
- plusieurs lignes sont sélectionnées en même temps.
Lignes au prix basé sur le poids #
Une facture fournisseur peut contenir des lignes pour des articles configurés au Prix basé sur le poids.
- Si la ligne provient d’un bon de commande, elle hérite du Coût unitaire en $ / <unité de poids> et du Poids net définis sur la ligne du bon de commande.
- Pour une ligne ajoutée manuellement, le mode Prix basé sur le poids, le Poids unitaire et l’Unité de poids sont hérités automatiquement de l’article. Les champs Coût unitaire, Poids net et Mesure sont éditables et leurs modifications recalculent le total de la ligne.
Pour en savoir plus sur le prix basé sur le poids, consultez la page Acheter au prix basé sur le poids.
Supprimer une facture fournisseur #
- Dans le menu à gauche, choisissez Achats -> Factures fournisseur.
- Cochez la facture à supprimer dans la grille.
- Cliquez sur le bouton de suppression.
Il est impossible de supprimer une facture fournisseur si elle est liée à Zoho Books et que son statut n’est pas Ouvert.
Associer des expéditions à une facture fournisseur #
En mode consultation, chaque ligne d’article d’une facture fournisseur affiche un compteur Expéditions indiquant le nombre d’expéditions associées. Ce compteur permet de consulter les expéditions liées, d’en ajouter ou d’en retirer.
Note : la colonne Expéditions est visible uniquement en mode consultation. Elle n’apparaît pas en mode création ni en mode modification.
Consulter les expéditions associées #
- Dans le menu à gauche, choisissez Achats -> Factures fournisseur.
- Cliquez sur la facture voulue dans la liste.
- Dans la section Articles, cliquez sur le compteur Expéditions de la ligne d’article voulue.
La fenêtre Expéditions s’ouvre et affiche la liste des expéditions associées à cette ligne. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour filtrer les résultats.
Cliquez sur le numéro d’une expédition pour ouvrir le détail de cette expédition.
Ajouter une expédition #
- Dans la fenêtre Expéditions, cliquez sur Ajouter.
- Dans la fenêtre Sélectionner des expéditions, cochez une ou plusieurs expéditions, puis cliquez sur Ajouter.
Les expéditions déjà associées à cette ligne et les expéditions annulées n’apparaissent pas dans la liste. Le compteur Expéditions sur la ligne d’article est mis à jour automatiquement.
Retirer une expédition #
- Dans la fenêtre Expéditions, cochez une ou plusieurs expéditions.
- Cliquez sur Supprimer.
Les associations retirées disparaissent de la grille et le compteur Expéditions est mis à jour automatiquement.
Note : les associations d’expéditions sont préservées lorsque vous modifiez une facture fournisseur (modification de la quantité facturée ou d’un autre champ).